Izrada sustava za upravljanje dokumentima

 

GRAD PULA ZA JEFTINIJE USLUGE ADMINISTRACIJE

 

U povodu po?etka provedbe projekta „Izrada sustava za upravljanje dokumentima u Gradu Puli“, namijenjenog poboljšanju i pojeftinjenju usluga pulske gradske adiministracije, gradona?elnik  Boris Mileti?, glavni direktor IBM  Hrvatska d.o.o. Ivan Vidakovi? i izvršni direktor SWING informatika d.o.o. Gordan Smadilo održali su danas 3. rujna 2007. u Komunalnoj pala?i  konferenciju za novinare .“ Izvrsnost, konkurentnost i transparentnost  temeljne su odrednice radi kojih Grada Pula uvodi sustav za upravljanje dokumentima. Ovim suvremenim alatom omogu?it ?emo gra?anima i gospodarstvenicima jasan uvid u stanje njihovih predmeta upu?enih Gradu na rješavanje. Ve? idu?e godine na ovaj ?e na?in Grad Pula izdavati lokacijske i gra?evinske dozvole; osuvremenit ?emo, informatizirati, standardizirati i ubrzati poslovne procese, uštediti uredski materijal, o?uvati prirodne resurse te u kona?nici osigurati bržu, kvalitetniju i transparentniju uslugu za gra?ane.“ - istaknuo je gradona?elnik Boris Mileti?.

Na temelju provedenog javnog natje?aja kojim je Grad Pula tražio uvo?enje sustava za upravljanje dokumentima odabrana je tvrtka Swing informatika d.o.o. Split,  3. kolovoza 2007. je  potpisan ugovor, a danas 3. rujna zapo?eli su pripremni poslovi na uvo?enju sustava, u I. fazi izvedbe vrijednog cca 200.000 kuna (bez PDV-a), kojeg ?e gra?ani mo?i koristiti od sije?nja idu?e godine.
Sustav za upravljanje dokumentima omogu?it ?e elektronsko kolanje dokumentacije unutar gradskih službi, uz standardizaciju dokumenata, transparentnost procesa i smanjenje papirnate dokumentacije. Sustav koji ?e se za upravljanje dokumentima koristiti je SWING Process Manager (SPM). U zajedni?koj bazi podataka prate se sve informacije vezane za odnose sa strankama: dopisi, fax i e-mail poruke, zapisnici sa sastanaka, ostali dokumenti, komentari i zabilješke. Za razliku od uobi?ajenih poslovnih aplikacija, SPM je temeljen na bazi dokumenata. Klasi?ni "papirnati" obrasci zamjenjuju se "inteligentnim" elektroni?kim obrascima. Na taj se na?in pojednostavljuje uporaba standardiziranih obrazaca i automatiziraju propisani radni postupci.  SPM posebno ubrzava procese koji se oslanjaju na protok dokumenata. Omogu?uje izradu i protokoliranje dokumenata, klasificiranje, pretraživanje i arhiviranje.  Prednost sustava je i povezivanje udaljenih poslovnica. Na istom predmetu ili projektu mogu sura?ivati osobe na razli?itim lokacijama, zahvaljuju?i jedinstvenom na?inu razmjene informacija i distribucije dokumenata ?ime SPM izravno utje?e na kvalitetu i brzinu poslovnih procesa. (IP)

Facebook komentari